Die Ursache liegt selten in zu wenig Zeit, sondern fast immer in fehlender Selbstorganisation. Zeitmanagement allein ist nur die halbe Lösung – wer nachhaltig produktiv und gelassen arbeiten möchte, muss lernen, vorrangig sich selbst zu managen.

Zeit lässt sich nicht managen – du dich schon

Der Begriff „Zeitmanagement“ ist etwas irreführend. Zeit ist eine feste Größe – niemand kann sie anhalten oder vermehren. Was wir jedoch beeinflussen können, ist unser Umgang mit ihr. Hier setzt Selbstmanagement an: die Fähigkeit, die eigene Arbeitsweise zu hinterfragen, bewusste Entscheidungen zu treffen und Ablenkungen zu reduzieren.

Mit anderen Worten: Zeitmanagement strukturiert den Tag, Selbstmanagement macht dich handlungsfähig.

Selbstorganisation schafft Klarheit

Gutes Selbstmanagement bedeutet, die eigenen Aufgaben und Ziele konsequent im Blick zu behalten. Statt auf jede Störung sofort zu reagieren, geht es darum, bewusst zu entscheiden:

Was ist jetzt wirklich wichtig?

Welche Aufgaben lassen sich delegieren?

Wo verschwende ich gerade Energie?

Gerade in virtuellen oder hybriden Teams gewinnt diese Fähigkeit an Bedeutung. Wer seine Arbeit transparent strukturiert und Prioritäten klar kommuniziert, sorgt nicht nur für die eigene Effizienz, sondern stärkt auch das Vertrauen im Team.

Methoden für Zeit- und Selbstmanagement im Überblick

Es gibt zahlreiche Ansätze – nicht alle passen zu jedem Arbeitsstil. Die Kunst liegt darin, die Methode zu finden, die zu dir und deiner Situation passt. Einige bewährte Beispiele:

ALPEN-Methode: Aufgaben aufschreiben, Dauer einschätzen, Puffer einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen. So planst du deinen Tag realistisch.

Pomodoro-Technik: 25 Minuten fokussiert arbeiten, dann 5 Minuten Pause. Vier solcher Einheiten ergeben einen produktiven Arbeitsblock mit längerer Erholungspause.

Eisenhower-Matrix: Aufgaben nach „wichtig“ und „dringend“ sortieren – und so den Unterschied zwischen Prioritäten und reinen Dringlichkeiten erkennen.

18-Minuten-Regel: Kurze Reflexionsmomente über den Tag verteilt: morgens 5 Minuten Prioritäten festlegen, jede Stunde 1 Minute prüfen „Bin ich noch am Richtigen dran?“, abends 5 Minuten Rückschau. So bleibst du fokussiert, ohne dich zu verzetteln.

Jede Methode ist ein Werkzeug – entscheidend ist, dass du sie konsequent anwendest und auf deine Situation anpasst.

Selbstmanagement heißt auch: Energie managen

Wer nur Zeit einteilt, übersieht oft die eigene Leistungsfähigkeit. Selbstorganisation bedeutet daher auch, auf Pausen, Bewegung und mentale Erholung zu achten. Wer seine Energie bewusst steuert, kann nicht nur mehr leisten, sondern wirkt auch souveräner auf andere.

Fazit: Verantwortung für sich selbst übernehmen

Ob im Büro oder im Homeoffice – Zeit- und Selbstmanagement sind keine Nebenthemen, sondern zentrale Kompetenzen moderner Arbeitsweisen. Sie entscheiden darüber, ob du im Alltag untergehst oder den Blick für das Wesentliche behältst.

Unsere Erfahrung im Business Coaching zeigt: Wer sich selbst organisiert, schafft Klarheit, kommuniziert Ziele besser und stärkt die Zusammenarbeit. Kurz gesagt: Selbstmanagement ist Führung in eigener Sache – für alle.

FAQ – Häufige Fragen zu Zeit- und Selbstmanagement

1. Was ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?
Zeitmanagement hilft, den Tag zu strukturieren. Selbstmanagement sorgt dafür, dass du Entscheidungen, Energie und Prioritäten bewusst steuern kannst.

2. Welche Methode ist am besten?
Das hängt von deinem Stil ab. ALPEN-Methode, Pomodoro oder Eisenhower-Matrix sind erprobt. Wichtig ist, sie regelmäßig anzuwenden.

3. Wie kann ich Ablenkungen reduzieren?
Klare Prioritäten, feste Arbeitszeiten, Pausen und kurze Reflexionen helfen, den Fokus zu behalten.4. Wie integriere ich Selbstmanagement in meinen Alltag?
Starte mit einer Methode, plane kleine Reflexionseinheiten und überprüfe regelmäßig, was funktioniert und was nicht.

4. Wie integriere ich Selbstmanagement in meinen Alltag?
Starte mit einer Methode, plane kleine Reflexionseinheiten und überprüfe regelmäßig, was funktioniert und was nicht.Ob im Büro oder im Homeoffice – Zeit- und Selbstmanagement sind keine Nebenthemen, sondern zentrale Kompetenzen moderner Arbeitsweisen. Sie entscheiden darüber, ob du im Alltag untergehst oder den Blick für das Wesentliche behältst.

Ein wesentlicher erster Schritt ist es, sich der eigenen beruflichen und privaten Ziele bewusst zu werden – denn am Ende geht es nicht nur um Produktivität, sondern darum, ein zufriedenes Leben zu führen.

Unsere Erfahrung zeigt: Wer sich bewusst selbst organisiert, schafft Klarheit für sich und andere, kommuniziert Ziele besser und stärkt die Zusammenarbeit. Kurz gesagt: Selbstmanagement ist Führung in eigener Sache – für alle.

Doch es gibt Möglichkeiten für Menschen, sich gegen die ständigen negativen Nachrichten zu wappnen und sich nicht zu sehr emotional von ihnen beeinflussen zu lassen. Diese Fähigkeit, Widerstandsfähigkeit aufzubauen, nennt sich Resilienz. Forschungen zu diesem Thema werden insbesondere vom Leibniz-Institut für Resilienzforschung in Mainz betrieben. 

Wie können wir Resilienz aufbauen?

Oft ist es unser eigener Lebensstil, der uns vor übermäßiger Belastung bewahrt. Die Forschenden betonen in einer aktuellen Studie, dass ein gesunder Lebensstil entscheidend zur persönlichen Resilienz beiträgt. Das umfasst ausreichend Bewegung, eine gesunde Ernährung und soziale Kontakte. Regelmäßige körperliche Aktivität senkt unseren Ruhepuls und das hilft uns, besser zu entspannen. Zudem werden Neurotransmitter wie Serotonin und Noradrenalin freigesetzt, die präventiv vor Stress und Depressionen schützen können. Dies zeigt unter anderem eine Studie aus Japan (Chen et al., 2016).  

Auch soziale Kontakte sind ein wichtiger Schutzfaktor gegen psychische Belastungen. Der Austausch mit anderen Menschen und das Gefühl, gegenseitige Unterstützung zu erfahren, sind für uns Menschen von großer Bedeutung. Wer wenig oder keine sozialen Bindungen hat, spürt den Druck und die Unsicherheit der Welt stärker und hat weniger Resilienz, um sich zu schützen. Zahlreiche Erkenntnisse zu diesem Thema wurden bereits während und nach der Corona-Pandemie gewonnen, wie etwa in der Studie von Schäfer et al. (2022) mit dem Titel „Trajectories of resilience and mental distress to global major disruptions“.

Resilienz und wie Führungskräfte unterstützen können

Viele Menschen haben unserer Erfahrung nach den Eindruck, dass ihre sozialen, beruflichen Kontakte durch häufiges Arbeiten im Home-Office reduziert wurden – bei allen praktischen Vorteilen von Remote Work, die als durchaus positiv bewertet werden. Daher müssen aus unserer Sicht insbesondere Unternehmen, die sehr flexible Home-Office Zeiten anbieten, aber selbstverständlich auch alle anderen darauf achten, dass ein regelmäßiger Austausch zwischen den Teammitgliedern möglich ist. Und zwar nicht nur zu inhaltlichen Themen! Ein Austausch, der von Vertrauen und Offenheit geprägt ist und den Individuen vermittelt, dass gegenseitige Unterstützung und Verständnis ein fester Bestandteil der Team-Kultur ist. Das vermittelt Sicherheit und Verlässlichkeit.  

Führungskräfte, die gerade in Zeiten wie diesen selbst kaum Präsenz zeigen und wenig Zeit für Gespräche – abseits von Task getriebenen Meetings – haben, laufen Gefahr, den Kontakt zu den Mitarbeitenden zu verlieren. 

Gerade jetzt heißt es aber: Ich bin ansprechbar und interessiere mich für dich! Auch proaktiv. 

Coachings, Trainings und Resilienz

Für die Unterstützung von Mitarbeitenden beim Aufbau von Resilienz im Arbeitsalltag und dem Hinterfragen eigener, ggf. nicht hilfreicher Verhaltensmuster, können Trainings und Coachings hilfreich sein. In unserem Resilienztraining „Muddy hands. Clear mind.” bieten wir euch und euren Mitarbeitenden zum Beispiel Resilienz- und Achtsamkeitsübungen mit dem Material Ton. Die Trainerin Anke Buchmann vermittelt spannende Techniken zur Selbstverbindung, die Präsenz, Fokus und Wohlbefinden im Alltag stärken und Menschen helfen, mit Stressoren besser umzugehen. 

Wenn jedoch der Stress und damit der Leidensdruck der Menschen zu groß wird, kommen Trainer und Coaches an ihre Grenzen. Dann ist es in der Regel sinnvoll und notwendig, Unterstützung durch Psychotherapeuten zu suchen. 

Quellen:

• Die meisten Menschen sind resilient | LIR Mainz – Leibniz-Institut für Resilienzforschung. (2024, 11. November). https://lir-mainz.de/news/psychische-reaktionen-auf-die-covid-19-pandemie-sind-vielfaeltig-die-meisten-menschen-sind-resilient

• Swr, C. A. & Swr, C. A. (2024, 11. November). Wie man besser mit schlechten Nachrichten umgehen kann. tagesschau.de. https://www.tagesschau.de/wissen/gesundheit/resilienz-schlechte-nachrichten-100.html

• Chen, C., Nakagawa, S., An, Y., Ito, K., Kitaichi, Y. & Kusumi, I. (2016). The exercise-glucocorticoid paradox: How exercise is beneficial to cognition, mood, and the brain while increasing glucocorticoid levels. Frontiers in Neuroendocrinology, 44, 83–102. https://doi.org/10.1016/j.yfrne.2016.12.001

• Schäfer, S. K., Kunzler, A. M., Kalisch, R., Tüscher, O. & Lieb, K. (2022). Trajectories of resilience and mental distress to global major disruptions. Trends in Cognitive Sciences, 26(12), 1171–1189. https://doi.org/10.1016/j.tics.2022.09.017

Psychologische Sicherheit in a nutshell:

Es bedeutet, dass jeder sich traut, seine Ideen, Meinungen oder Bedenken ohne Furcht vor Konsequenzen auszudrücken. Mitarbeiter ermutigen sich hier gegenseitig, ohne Angst vor Kritik offen zu kommunizieren, Risiken einzugehen und kreative Lösungen vorzuschlagen.

Erkennungsmerkmale einer psychologisch sicheren Umgebung:

1. Lebendige Kommunikation:

Hier ist Kommunikation kein Richter, sondern ein Werkzeug für Zusammenarbeit. Mitarbeiter teilen ihre Gedanken ohne Zurückhaltung. Laut einer Umfrage des „Harvard Business Review“ sagen 80% der Befragten Mitarbeiter, dass offene Kommunikation ihre Arbeitszufriedenheit maßgeblich steigert.

2. Akzeptanz von Fehlern:

Die Möglichkeit, Fehler zu machen, ist ein Anstoß für Lernen. In psychologisch sicheren Umgebungen werden Fehler als Fortschritt interpretiert. Dies bestätigt auch das „Journal of Applied Psychology„, Unternehmen mit Fehlerakzeptanz weisen eine höhere Innovationsrate auf.

3. Respektvolles Feedback:

Konstruktives Feedback ist hier Standard. Mitarbeiter fühlen sich sicher, Kritik zu äußern, und sind bereit, diese anzunehmen. Eine Studie von „Gallup“ zeigt, dass regelmäßiges Feedback die Produktivität um 14,9% steigert.

Die Magie der psychologischen Sicherheit am Arbeitsplatz:

1. Innovationsförderung:

Hier fließen Ideen ohne Furcht vor Konsequenzen. Die Freiheit, kreative Gedanken zu präsentieren, bringt innovative Ansätze hervor.

2. Steigerung der Produktivität:

Psychologische Sicherheit stärkt das Zugehörigkeitsgefühl. Mitarbeiter, die sich geschätzt fühlen, steigern nicht nur ihre Motivation, sondern auch die Teamproduktivität.

3. Mitarbeiterbindung und Wohlbefinden:

Diese Sicherheit fördert langfristiges Engagement und steigert das Wohlbefinden. Es ist wie eine kostbare Perle, die nicht nur die individuelle Entwicklung, sondern auch den Erfolg des Unternehmens fördert.

Es ist höchste Zeit, psychologische Sicherheit als Top-Priorität zu setzen und eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeiter ohne Bedenken ihre Gedanken teilen können.

Diese speziell dafür vorgesehenen Tage haben das Ziel, nicht nur das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeitenden zu erweitern, sondern auch die Unternehmenskultur zu stärken und die Zusammenarbeit im Team zu fördern.
Einige bekannte Unternehmen haben Learning Days erfolgreich in ihre Unternehmenskultur integriert.

Hier einige Beispiele:

Google ist dafür bekannt, seinen Mitarbeitenden die Möglichkeit zu bieten, 20 Prozent ihrer Arbeitszeit für persönliche Projekte und Weiterbildung zu verwenden. Diese Praxis, bekannt als „20-Prozent-Zeit“, hat angeblich zu zahlreichen Innovationen und kreativen Lösungen geführt. Mitarbeitende haben die Freiheit, an Projekten zu arbeiten, die sie persönlich interessieren und bei denen sie ihre Fähigkeiten weiterentwickeln können.
Auch Microsoft fördert aktiv den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens durch interne Learning-Plattformen und gemeinsame Veranstaltungen. Seit 2021 sind bei Microsoft Deutschland zehn sogenannte Learning Days im Kalender verankert, an denen die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich ganz dem Lernen zu widmen. Bei diesem innovativen Ansatz sind die Mitarbeitenden nicht nur Lernende, sondern auch die Gestalter der Lerninhalte und Themen.

Viele yuii Kunden bieten ebenfalls regelmäßig Learning Days für ihre Mitarbeitenden an, bei denen wir natürlich gerne unterstützen. Neben unseren bewährten Trainingsformaten, bieten wir maßgeschneiderte Lösungen für unsere Kunden an, also zum Beispiel in Form von kurzen Workshops oder Learning Nuggets.

Sie planen einen Learning Day und wünschen sich einen Austausch oder Unterstützung? Sprechen Sie uns an!

Wenn es darum geht eine Führungsposition neu zu besetzen haben Unternehmen meist zwei Optionen: Entweder sie stellen jemanden neu an, jemanden “Externes”, oder befördern eine/n Mitarbeiter*in zur Führungskraft. Die zweite Option bringt den Vorteil mit sich, dass der Mitarbeitende bereits das Unternehmen und die Abläufe kennt, sowie die passende fachliche Expertise mitbringt. Und: Sie oder er kennt ihre oder seine Kolleg*innen. Doch gerade letzteres bringt viele neue Führungskräfte aus den eigenen Reihen ins Schwitzen. Denn, wie verhält man sich richtig, wenn man “plötzlich” Führungsverantwortung für frühere Kollegen trägt? Wir haben ein paar Tipps und einige Führungsprinzipien aus unseren yuii Trainings- und Coachings-Praxis für euch zusammengestellt: 

Sprich über deine Erwartungen als Führungskraft & kommuniziere, was man von dir erwarten darf

Wie so oft ist der erste Schritt, sich den eigenen Erwartungen und Vorstellungen bewusst zu werden. Wie möchtest du als Führungskraft von deinen ehemaligen Kolleg*innen wahrgenommen werden? Welchen Führungsstil möchtest du zeigen? Was erwartest du von deinen ehemaligen Kolleg*innen – und was dürfen Sie von dir erwarten? Gerade wenn Führungskräfte aus den eigenen Reihen kommen, sollten diese Fragen beantwortet werden. Und zwar sprichwörtlich! Entweder in 1:1 Gesprächen mit jeder/m Mitarbeiter*in oder in einem gemeinsamen Meeting, in dem du dich und deine Vorstellungen von guter Personalführung (z.B. regelmäßiges, offenes, konstruktives Feedback/Feedforward in beide (!) Richtungen), deine Wünsche und Erwartungen klar machst und Raum für Rückfragen der Mitarbeiter*innen lässt. Perfekt ist sogar eine Kombi aus beidem. Ein Kick-off Meeting im großen Kreis und ein individuelles Follow-up in One-on-Ones mit deinen Mitarbeiter*innen. Nimm dir für deine Einführung als neue Führungskraft Zeit!

Was zeichnet eine gute Führungskraft aus?

Als Führungskraft gehört es nicht nur dazu Aufgaben zu delegieren und ein Team anzuleiten, auch die Motivation der Mitarbeitenden sollte dabei nicht hinten überfallen. Denn fehlt die Motivation gestalten sich die Arbeit und die Abläufe schleppend. Auch die Anerkennung der Mitarbeitenden zu gewinnen oder zu behalten kann manchmal gar nicht so einfach sein. Yuii hat für sein Young Leadership Camp sechs Prinzipien einer zeitgemäßen  Führungskraft aufgestellt, die wir hier gerne mit euch teilen:

• Nr. 1: Zeitgemäße Führungskräfte kennen sich selbst

Der erste Schritt ist Selbsterkenntnis. Kenne deine Stärken und eigenen Entwicklungsfelder. Sowie individuelle “Trigger”, Werte und werde dir über “blinde Flecken” bewusst. Sei dir im Klaren, dass dein Verhalten direkte Auswirkungen auf andere Menschen hat, und bringe Bereitschaft zur Reflektion und zu notwendigen Veränderungsprozessen mit.

• Nr. 2: Zeitgemäße Führungskräfte lieben es anderen bei ihrer Entwicklung zu helfen

Sei mit deinem Team erfolgreich! Befähige und unterstütze deine Mitarbeiter*innen, so erfolgreich wie nur möglich zu sein. Versuche die individuelle Weiterentwicklung deiner Mitarbeiter*innen zu unterstützen, indem du dir Zeit nimmst, um deren persönlichen Stärken, Motivatoren und Ziele zu erkennen und auf diese einzuzahlen. Feier Erfolge und etabliere eine positive Fehlerkultur, die Mitarbeitende nicht verzweifeln lässt, sondern sie anspornt. 

• Nr. 3: Zeitgemäße Führungskräfte kennen die Macht der Kommunikation

Kommuniziere klar und deutlich. Sei bereit Entscheidungen transparent zu erklären, Ziele zu setzen und Visionen auf inspirierende Weise zu vermitteln. Weiche kritischen Diskussionen nicht aus und sei in der Lage, anderen wirklich zuzuhören und die richtigen Fragen zur Klärung zu stellen. Dazu gehört auch regelmäßiges und gegenseitiges Feedback, sieh es als Geschenk und als große Chance, gemeinsam mit deinem Team die Zukunft zu gestalten. 

• Nr. 4: Zeitgemäße Führungskräfte vertrauen ihren Mitarbeiter*innen

Hab ein gesundes Selbstvertrauen und sei dankbar für Teamvielfalt, denn das bietet dir unterschiedliche Perspektiven und die Meinungen von Fachexpert*innen. Du kannst und musst nicht immer alles besser wissen oder können als dein Team. Vertraue auf deine Teammitglieder und deren Expertise. Gib deinen Teammitgliedern Raum für eigene Entscheidungen. Sie brauchen kein Mikromanagement. Halte dich zurück, wann immer es möglich ist – und übernimm entscheidungsfreudig dann Verantwortung, wenn es nötig wird. 

• Nr. 5: Zeitgemäße Führungskräfte verfügen über Coaching-Skills

Lerne einzuschätzen, wann du deine Mitarbeiter*innen unterstützen kannst, indem du Ideen, Erfahrungen und klare Erwartungen mit ihnen teilst, und wann du Mitarbeitende coachen und sie dabei unterstützen solltest eigene Lösungen für spezifische Herausforderungen zu finden. Erarbeite dir einen Werkzeugkasten von Coaching-Techniken und wisse, wie und wann du diese anwenden kannst. Sei dir der Vielfalt der eigenen Rolle bewusst. 

• Nr. 6: Zeitgemäße Führungskräfte sind Veränderungsprofis

Höre nie auf, den Status quo zu hinterfragen, und gehe – insbesondere in Bezug auf Innovationen – (kalkulierbare) Risiken ein, ohne Angst vor dem Scheitern zu haben. Echte Flexibilität, eine hohe Ambiguitätstoleranz und eine Bereitschaft zu improvisieren, wenn Pläne aufgrund von unvorhersehbaren Umständen nicht aufgehen gehören zum Handwerkszeug einer herausragenden Führungskraft hinzu. Habe die Fähigkeit, Menschen in Zeiten des Wandels zu begleiten und zu inspirieren. 

Der Einstieg in die Rolle als Führungskraft ist nicht immer einfach, aber wer offen ist sich der Herausforderung zu stellen, kann durchaus einiges an Erfahrungen und Erlebnissen dazugewinnen. Und vergiss nicht, auch aus Fehlschlägen kann viel gelernt werden! 

In unserem Young Leadership Camp vermitteln wir das Basiswissen für junge & neue Führungskräfte. Weitere Infos hier

Motivation im Job – ganz gleich, ob dieser sich im Büro oder im Homeoffice befindet – ist extrem wichtig für gute Arbeitsergebnisse und die eigene Zufriedenheit im Leben. Heute wissen wir, dass extrinsische Anreize – wie z. B. ein höheres Gehalt – nicht oder eben nicht ausschließlich DIE Lösung bei fehlender Motivation sind. Viele Studien haben belegt, dass extrinsische Motivatoren – im Grunde sind das alle Belohnungen für Leistungen von außen, wie mehr Gehalt, tatsächlich nur kurzfristig die Motivation erhöhen. Viel wichtiger sind also sogenannte intrinsische Motivatoren, die dafür sorgen, dass wir uns unter bestimmten Bedingungen selbst, von innen heraus für unsere Arbeit belohnen. Der Amerikaner Daniel Pink hat spannende Bücher zum Thema Motivation verfasst und geht davon aus, dass die Motivation von Menschen vor allem auf drei Säulen basiert:

Die drei Säulen der „Selbst“-Motivation

Autonomie
Keiner mag es fremdbestimmt und bar jeglicher Einflussnahme einfach nur zu funktionieren. Autonomie kann für jeden individuell etwas anderes bedeuten, doch im Großen und Ganzen könnte man es darauf herunterbrechen, dem eigenen Leben Sinn und Richtung zu verleihen und den Weg dorthin selbst zu bestimmen. Dieses Vermögen der Selbstbestimmung, auch im Job, motiviert Menschen ungemein.

Meisterschaft (“Mastery”)
Für jeden ist es frustrierend etwas (noch) nicht zu können. Und der Weg zur Meisterschaft kann lang und steinig sein, doch er wird einfacher, wenn die kleinen Erfolge zwischendurch anerkannt und wertgeschätzt werden. Meilensteine sind genauso wichtig wie das Ziel an sich und verdienen ebenso Aufmerksamkeit. In etwas richtig gut zu sein oder zumindest immer besser zu werden, ist hoch motivierend für Menschen.

Zweck
Es fällt uns einfacher Dinge zu tun, wenn wir einen Sinn und Zweck darin erkennen. Und umgekehrt widerstrebt es uns etwas zu tun, dessen Sinn oder Zweck sich uns nicht erschließt. Der Vorteil bei sinnhaften Handlungen ist zudem, dass die Motivation nicht erlischt, wenn die Handlung ausgeführt wurde – ganz im Gegensatz zu rein extrinsischer Motivation.
Wenn du eine Tätigkeit ausübst, überlege dir welchen Zweck sie erfüllt. Dieser Zweck muss nicht einmal dir direkt nutzen, es reicht, wenn er dem “großen Ganzen” dient oder anders gesagt, einer “Bewegung”, hinter der du stehen kannst, wie z. B. der Digitalisierung.

Motivation im Job – Was heißt das für dich?

Mit diesem Wissen ist es nun an dir zu überlegen, ob Pinks Säulen in deiner aktuellen beruflichen Situation in Takt sind oder vielleicht teilweise gar nicht vorhanden. Oder bröckeln sie vor sich hin? Vielleicht waren sie aber auch einfach nur verschüttet vom Ballast unseres alltäglichen Lebens – sehr verständlich. Also, ruf dir in Erinnerung: Was ist der Sinn und Zweck deiner Tätigkeit? Mach dir bewusst, wie gut du bist und wie weit du schon gekommen bist: Feiere deine eigenen Erfolge und geschafften Meilensteine – in diesem Fall ist Eigenlob sehr wohl gestattet. Und nicht zu vergessen: auch wenn du innerhalb eines bestimmten beruflichen, festgelegten Rahmens arbeitest, ist es möglich sich Autonomie zu bewahren – vielleicht musst du sie nur deutlicher einfordern! Und solltest du nicht weiter wissen, kann auch ein Karriere Coaching hilfreich sein. 

Kommunikation gemeinsamer Ziele

Führungskräfte begegnen in diesem Zusammenhang immer häufiger das Problem, dass Teammitglieder Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzen, da das gemeinsame Ziel in der virtuellen Zusammenarbeit nicht mehr klar ist. Fokussiert sitzt man also zuhause an der eigenen ToDo-Liste, ohne zu wissen, woran die anderen gerade arbeiten. Umso wichtiger ist es daher, sich gemeinsam mit dem Team regelmäßig eine Übersicht über die Prioritäten und Aufgaben zu verschaffen. Im optimalen Fall sind diese mit den Unternehmenszielen verknüpft, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und sich abstimmen können.

Das Vertrauen in Teams kann leiden

In vielen Teams haben zusätzlich die zwischenmenschlichen Beziehungen durch den Verlust des lockeren Austauschs beim gemeinsamen Mittagessen oder beim Treffen am Wasserspender gelitten. Das kann eine Auswirkung auf die Kommunikation über die Arbeitsmoral bis hin zum Vertrauen im Team haben. Distanz lässt Raum für Annahmen und Interpretationen und so kann eine unbeantwortete Mail schnell ein Auslöser sein, zu denken, man würde nicht „gesehen“ werden. Umso wichtiger ist es daher, sich Zeit zu nehmen, um auch über Dinge zu sprechen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben. Und um auf die unbeantwortete Mail zurückzukommen – warum nicht einfach mal anrufen, anstatt eine Mail zu schreiben? Fragen, wie das Wochenende war, wie der Tag bisher lief oder in welcher Verfassung man sich gerade befindet.

Die Art und Weise, wie wir kommunizieren hat sich verändert – passen Sie sich an!

Doch Fragen sind nur EIN Teil der Kommunikation – eine noch größere Wirkung hat das aktive Zuhören, eine Technik, um dem Gegenüber ehrliches Interesse und Respekt zu vermitteln. Im virtuellen Raum kann es hier jedoch zu Störungen kommen. Technische Verzögerungen unterbrechen den Redefluss, eingehende E-Mails lenken ab und Botschaften zwischen den Zeilen, also auf der Beziehungsebene, kommen nur teilweise an, da Gestik und Mimik mitunter schwer erkennbar sind. Hier heißt es also umso mehr nachhaken und spiegeln, um Missverständnisse zu vermeiden sowie Ablenkungen auf das Nötigste reduzieren. Sollte es möglich sein, wichtige Vier-Augen-Gespräche persönlich und in Präsenz durchzuführen, ist es der damit verbundene Aufwand definitiv wert.

Gemeinsame Ziele und Zeit für persönlichen Austausch sind also wesentliche Grundlagen der virtuellen Führung und Basis für Vertrauen. Wenn Menschen gute Arbeitsbeziehungen zu ihren Teammitgliedern haben, sind sie in ihren eigenständigen Aufgaben gestärkt, weil sie um Hilfe bitten können und im positiven Sinne aufeinander angewiesen sind. Führungskräfte sollten also lernen, effektive Zusammenarbeit im Team genauso wie die Autonomie des einzelnen Mitarbeiters zu fördern.

Über die Autorin:

Kaja Demuth war selbst jahrelang Führungskraft bei DHL. Nun ist sie Teil des yuii Trainer*innen-Netzwerkes. Sie führt bei yuii u. a. Trainings zum Thema Leadership, virtuelles Führen, Konfliktmanagement und Zeit- und Selbstmanagement durch.

Dein Arbeitsplatz zuhause

Schau dir deinen Arbeitsplatz zuhause wirklich kritisch an: Hast du dort alles, was du für deine Arbeit benötigst? Fühlst du dich wohl? Ist der Platz so organisiert, wie du es brauchst? Unterstützt er dich oder lenkt er dich ab?  Es lohnt sich hier wirklich nochmal hinzuschauen und ggf. „umzuziehen“ oder (noch) etwas mehr Mühe und Zeit in die Organisation zu stecken. Sicher hast du auch schon gehört, dass es hilfreich sein kann, wenn du dich morgens genauso zurecht machst, wie für einen Büro-Tag. Diese Routinen sind nicht zu unterschätzen, sie wirken stabilisierend auf unsere Psyche.

Arbeitszeiten und Pausen gelten auch fürs Home-Office

Vielleicht denkst du, du brauchst das alles gar nicht für deine Zufriedenheit. Und auch bloß keine genauso festen Arbeitszeiten (z. B. 9 – 12:30, 13:30 bis 16 Uhr). Doch wenn du das VOR der Home-Office Phase hattest und dir diese Routinen nun (auch noch) fehlen, dann lohnt es sich, auch hier nochmal selbstkritisch hinzuschauen – und Veränderungen einzuleiten. Denn ohne, dass du etwas verändert, wird sich hinsichtlich deines Unwohlseins sehr wahrscheinlich nichts verändern. Hast du dir selbst feste Arbeitszeiten gesetzt und diese mit deinem Team-Lead und/oder deinen Kollegen kommunizierst, vermeidest du auch, dass deine Kollegen dich immer genau dann anrufen und noch etwas dringendes besprechen wollen, wenn du joggen gehen oder deine Weinschorle genießen willst. Lege dir auch Pausenzeiten zurecht. Auch wenn du zuhause bist, Pausen sind wichtig, damit du deine Konzentration und Motivation aufrecht erhalten kannst! Du tust niemandem einen Gefallen, wenn du dein Mittagessen zwischen Tür und Angel zu dir nimmst. Nimm dir kleine Auszeiten, um dich zu „zerstreuen“ und auf andere Gedanken zu kommen.

Selbst-und Zeitmanagement im Home-Office

Selbst-und Zeitmanagement ist im Home-Office noch wichtiger und präsenter als im normalen Büroalltag. Die eigenen vier Wände bieten die perfekte Ablenkung und die verschiedensten Möglichkeiten um zu prokrastinieren – also alles immer und immer wieder zu verschieben. Damit du dich am Ende des Tages nicht frustriert fragst, was du heute eigentlich geschafft hast, ist es wichtig, dass du mit deiner Zeit gut haushaltest. Wie schon gesagt, ist es notwendig, dass du dir selbst Arbeits-und Pausenzeiten setzt, aber es gibt noch ein paar andere Möglichkeiten deine Konzentration und Motivation aufrecht zu erhalten.

Hilfreiche Methoden sind hier zum Beispiel die „Pomodoro“ Methode oder die „heiße Kartoffel“ Methode. Mit der „Pomodoro“ Methode hilfst du dir selbst effizient und produktiv zu arbeiten. Wie sie funktioniert, erklärt dir unser Tomaten-Schaubild (denn Pomodoro ist italienisch und heißt Tomate):

Die „heiße Kartoffel“ Methode soll dir dabei helfen deinen inneren Schweinehund zu überwinden und die unangenehmen Aufgaben anzugehen:

Wir wünschen euch allen gutes Durchhalten und viel Energie für die noch kommenden Wochen im Home-Office!

Ich kontrolliere, also bin ich (eine Führungskraft)

Wer in diesen Tagen als Führungskraft feststellt, dass ihn die “Unsicherheit” und der Wunsch nach “Kontrolle” packt, kann sich zunächst einmal fragen, ob dieses Bedürfnis gerade mit der eigenen Situation zu tun hat, oder die Mitarbeiter wirklich Gründe dafür liefern, häufiger oder “engmaschiger” kontaktiert zu werden – z. B. weil sie ganz neu dabei sind und sich ansonsten “alleine” gelassen fühlen oder auch Fehler passieren würden, die vermeidbar wären. Dennoch sollte eine Regel sein, das Gefühl des “ich muss jetzt mal nach dem Rechten sehen” zu reflektieren und die Gedanken dahinter zu hinterfragen. Manchmal stecken nämlich auch eigene Ängste rund um die “Daseinsberechtigung” als Führungskraft hinter “Kontroll-Anfällen”. Ein Gedanke könnt sein: “Wenn ich nicht kontrolliere, Fehler aufdecke oder irgendwas besser weiß – warum gibt es mich dann?”    

Kontrolle bedeutet für die Führungskraft Sicherheit, doch für viele Mitarbeitende das Gegenteil von Vertrauen

Kontrolle bedeutet für viele Menschen und somit auch für deine Kollegen und Team-Mitglieder leider häufig das Gegenteil von Vertrauen und Zutrauen in ihre Fähigkeiten. Während du also vielleicht “kontrollierst”, weil dir das gut tut, bekommen deine Mitarbeitenden das ungute Gefühl dass du ihnen bzw. ihren Fachkompetenzen nicht vertraust.  Die Quintessenz hieraus lautet: Führungskräfte müssen insbesondere in Zeiten von Remote Work ein ausgewogenes Verhältnis finden, zwischen (Kontrolle) loslassen und am Team-Geschehen teilhaben, also Präsenz und Interesse zeigen, finden.

Und  auch hier heißt der Schlüssel zum Erfolg wieder: Kommunikation! Sprich mit deinen MitarbeiterInnen über deine Unsicherheiten hinsichtlich der neuen Situation und finde auch heraus, was sich deine Mitarbeiter wünschen, was sie gerade brauchen. Nun kannst du beweisen, ob dir das Konzept des “situativen” und Mitarbeiterorientierten Führen wirklich vertraut ist. Die goldene Regel lautet hier: Je unerfahrener und ggf. auch unsicherer Mitarbeiter (aktuell) sind, desto mehr Präsenz solltest du zeigen. Neben einem starken Augenmerk auf der individuellen Führung deiner Team-Mitglieder sollte es darüber hinaus regelmäßige gemeinsame Treffen geben, in denen sich die Team-Mitglieder untereinander austauschen können. Solltet ihr bisher morgendliche Stand-up Meetings durchgeführt haben, sollten diese natürlich auch aus der Distanz stattfinden. 

yuii bietet auch zum Thema Kommunikation und virtuelle Führung Trainings an, die individuell auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden zugeschnitten werden können.

Kommunikation im Büro läuft häufig nonverbal ab – „Mission impossible“ im Home-Office

Wirksame und wirkungsvolle Kommunikation ist im Büro unabdingbar, doch findet sie dort häufig viel unterschwelliger und viel nonverbaler statt, als uns klar ist. Ein Beispiel: Du siehst deinen Kollegen wie er, merklich gestresst, ein Telefonat nach dem anderen führt und noch schneller als sonst in die Tasten haut –  und kannst deshalb nachempfinden, warum er vorhin im Meeting kaum was beigetragen hat. Logo, er hatte mal wieder Stress mit seinem wichtigsten Projekt! Wenn nun jeder alleine zu Hause arbeitet, bekommen wir natürlich extrem viel weniger voneinander mit, wissen (noch weniger) was beim anderen gerade los ist.  

Vorsicht: Du bist NICHT deine Kollegin. Und umgekehrt

Es ist nur menschlich, von sich auf andere zu schließen. Wie wir alle wissen, ist das jedoch gefährlich. Nur weil du schon um 8 Uhr morgens topfit bist und sofort loslegen kannst, gilt das nicht zwingend für deine MitarbeiterInnen und/oder KollegInnen. Wenn Aufgaben nicht in dem Tempo erledigt werden, das wir uns wünschen, kann das in Zeiten des „Home-Offices für alle“, schnell zu Frustration oder sogar „Irritation“ führen – frei nach dem Motto: „Was macht der/die eigentlich den ganzen Tag?“ (Ein böser, böser Gedanke, den wir trotzdem alle kennen!). Hier ist es also wichtig Kommunikation ganz gezielt einzusetzen, als Ausgleich für die physische Präsenz. Wie? 

Hier ein paar Ideen:

• Vereinbart immer Deadlines miteinander, v. a. wenn die Aufgaben eine hohe Priorität haben.
• Kläre noch ausstehende To Do‘s bevor du neue hinzu delegierst, ansonsten entwickelt sich schnell Unzufriedenheit über nicht erfüllte Aufgaben und den Druck von oben
• Frage noch häufiger als sonst: „Passt es dir gerade?“, „Reiß ich dich raus?“ und bedanke dich, wenn jemand schnell etwas liefert. Das zeigt Respekt und Wertschätzung für das, was der Kollege gerade tut. 
• Sprecht direkt im Team darüber, welche Form der Zusammenarbeit/Kontaktaufnahme/Kontakthäufigkeit den Kollegen am liebsten ist. Man kann die Zeit nun auch gut nutzen, um Team-Regeln in Hinblick auf Telefonate, Whats-app und Zoom-adhoque-Einladungen zu klären und sich so besser kennen zu lernen. 
• Ausprobieren und darüber sprechen: Die Situation ist für alle neu! Wir haben noch keine Best-Cases in der Schublade. Versäume es v. a. als Führungskraft nicht, nach ein paar Wochen spätestens auch über Kommunikation auf der Meta-Ebene zu sprechen: Zu viel, zu oft, zu schnell, zu viel Druck, zu wenig Druck, zu wenig Kontakt? All diese Themen sollten – klar moderiert durch die Führungskraft – auf den Tisch!

Was nun?

Nutzt diese Zeit, um „Regeln der Home-Office-Zusammenarbeit“ zu besprechen und festzulegen. Und denke dran: Regeln sind auch dafür da, sie wieder über den Haufen zu werfen, wenn sie nicht klappen. Genau das ist UNSERE Chance im Hier und Jetzt: Dass wir nun Prozesse, Strukturen und neue Regeln für die Arbeitswelt der Zukunft ausprobieren und wertvolle Erfahrungen sammeln können, die uns gemeinsam nach Vorne bringen können!

Autorin: Anne Lemke